Du har formentlig ikke skrevet et udbudsmateriale før. Og det kan være en kompliceret opgave at udforme et udbud. Hvad skal der stå i det, og hvordan skal det sættes op?
Herunder er 13 tips til hvad du skal forholde dig til i dit udbud.
Tag altid udgangspunkt i
din miljøkortlægning. Har du fået udført en grundig kortlægning, har du de bedste forudsætninger for at få et godt udbud.
#1 Udbyd arbejdet til 3-4 entreprenører – og fortæl dem, at andre også giver et tilbud.
#2Beskriv kort og præcist omfanget af projektet. Hvad er adressen, bygningsnummer og evt. en mindre overordnet beskrivelse af projektet. Vedlæg også din miljøkortlægning – for eksempel ved at vedhæfte dit link til din Milva miljørapport.
#3
Hvornår ønskes arbejdet udført? Spørg eventuelt entreprenøren, hvor længe det tager og vær opmærksom på, om du har en deadline. Aftal start- og slutdato.
#4Hvornår skal tilbuddet afgives, hvordan skal det afgives (pr. e-mail eller telefon) – og hvad er tildelingskriteriet?
Er det den laveste pris, der får opgaven? Elleren ”Mest fordelagtige tilbud”-model, hvor du også lægger vægt på andre ting? Det er nødvendigt med en gennemsigtig proces for vurdering af indkomne tilbud. Både for at få de mest retvisende tilbud – og for din egen skyld.
#5
Husk at give alle indbudte det samme oplyste grundlag at give tilbuddet på. Herunder miljørapporten, nedrivningstilladelse, evt. oversigtskort, udbudsdokumenter mv.
#6
Der kan eventuelt laves en gennemgang på adressen, inden entreprenøren afgiver tilbud. Aftal at entreprenøren på denne baggrund giver en fastpris.
#7Hvad skal entreprenøren bidrage med?
• Sanering og nedbrydning i fuldt omfang ”
efter gældende lovgivning ift. håndtering af miljøfremmede stoffer, værnemidler og bortskaffelse efter kommunens anvisning” eller er der nogle ting, du selv vil fjerne?
• Sortering og bortkørsel inkl. alle afgifter. Eller er der emner, som du som bygherre selv ønskerat håndtere eller bygningsdele, du ønsker at overtage/genanvende? Beskriv hvilke, hvis det er tilfældet.
• Er der i øvrigt specielle forhold, der skal tages hensyn til, såsom bygninger/anlæg der skal bevares, herunder også træer og buske? Det kan være relevant at udlægge køreplader på arealet for at beskytte rodsystemer og belægninger samt evt. beskyttelse mod barkskader, evt. ved omvikling med isoleringsmåtter eller opstilling af hegn omkring træer.
#8 Forsyningsforhold – altså, hvem skal stå for at afbryde vand, el, spildevand, øvrige (tlf., fiber mv.)? Og skal det afmeldes? Hvis der skal bygges på grunden, kan det være dyrt at afmelde, hvis det senere skal genetableres. Tag eventuelt dialog om dette. Og hvad med fjernelse og afpropning af vand, el, spildevand og øvrige ledninger indtil skel/ledning i drift?
Hvor og hvordan skal der etableres byggestrøm,-vand og -afløb? Og hvem afholder omkostninger til forbrug? Huskat aflæse målere ved start og slut.
#9Inkluderer præcisering af, at entreprenøren bærer det fulde ansvar for:
• Bygningens stabilitet under nedrivning
• Sikring af nabobygninger/-anlæg mv. mod beskadigelse
• Beskadigelse af offentlige vej- og fortovsarealer herunder også ledninger
• Beskadigelse af forsyninger/rør/ledninger i jorden.
#10Hvordan arealet ønskes afleveret? Skal kælderen for eksempel fyldes med sand, stabilgrus eller lignende til omgivende terræn. Og hvad med planering?
Hvis der skal opføres et nyt hus på grunden, er det en god ide at spørge dem, der skal opføre dette, hvordan de vil have grunden leveret.
#11Klar aftale omkring betaling. Hvornår skal der betales, og hvortil? Skal det være i rater, måned eller 14. dag, eller i forhold til fremdrift i projektet, for eksempel:
• Betaling vedfaseskift, byggeplads, sanering, nedbrydning
• Endelig afregning skal afhænge af dokumentation for korrekt bortskaffelse af affald i form afvejesedler eller lignende.
#12Aftale omkring kontrol af processer. Det er i sidste ende dit ansvar som bygherre, at der er styr på tilladelser, arbejdsforhold og dokumentation.
Sikre dig derfor, at entreprenøren har styr på PSS-planer (Plan for sikkerhed og sundhed), arbejdsprocesser og eventuelt asbestcertificeringer. Og lav aftaler som
”igangsætning af egentlig nedbrydning afhænger af godkendt sanering” og hvordan vejesedlerne fra det afleverede byggeaffald bliver indsendt til kommunen.
Vejesedlerne er din dokumentation for, at affaldet er blevet korrekt afskaffet.
#13Sikre dig, at du som bygherre forbeholder dig retten til at annullere udbuddet.